Pourquoi utiliser un bon pour Lotus Notes / Domino à base de solution de gestion documentaire
Avantages de rester avec une solution tout-Domino
Pour beaucoup d'entre vous, cela représente l'option la plus rentable pour la gestion des documents. Il ya quelques avantages sérieux pour rester dans Domino.
Optimisez votre infrastructure existante Domino
Il n'y a aucune infrastructure supplémentaire (et les coûts associés) nécessaires.
Aplatit la courbe d'apprentissage
Vous connaissez déjà le backend. Vous avez déjà l'administrateur Domino et de développement des compétences, donc vous avez juste besoin de se concentrer sur les nuances de l'application.
Même si vous n'avez pas les compétences, les coûts pour obtenir sera inférieure à la ressource équivalente J2EE. Ce n'est pas le scénario que nous avons discuté la semaine dernière, où vous auriez eu à apprendre à la fois un backend nouvelles (DB2 et WebSphere) et l'application de gestion documentaire.
Plus rapide et plus facile la migration des données
Vous allez d'un app Domino à l'autre. Plus précisément, vous migrez d'un document Notes à l'autre. Les personnalisations pourraient être plus faciles à déplacer ainsi.
R8 et le soutien d'autres serveurs Domino
Tirer parti d'un serveur pour le courrier et les applications. Mise à R8 pour profiter de la nouvelle fonctionnalité.
Personnalisation et intégration
Vous savez Notes et Domino. Les personnalisations seront familiers à vous dans cet environnement, en s'appuyant sur vos compétences en développement de Domino. De plus, si tout est intégré dans Domino, votre solution de gestion documentaire pouvez parler à vos solutions Domino d'autres sans avoir à bricoler une sorte de hack interop bizarre.
DAOS
Une des faiblesses contre les Notes et Domino a la capacité de stockage de 60 Go du fichier NSF. Avec l'introduction du DAOS (Domino Attachment and Object Service) en R8.5, cette limitation de stockage est essentiellement éliminé, ce qui rend sophistiquée, bien architecturée Domino solutions basées sur un pied d'égalité que leurs cousins J2EE.
Assurez-vous d'obtenir une solution de gestion de document réel
Il existe plusieurs solutions matures disponibles à partir de Lotus Domino ISV en Australie, en Chine, en Europe et Amérique du Nord, y compris mon produit Docova propre gestion de documents.
Lotus ISV de fournir Bang pour la valeur de Buck, vous permet d'économiser des milliers de dollars pour la technologie de gestion des derniers documents publiés.
Un mot d'avertissement: le "Document Management" terme est galvaudé, alors assurez-vous que c'est une solution de gestion de document en recherchant les éléments suivants:
Workflow
La solution que vous installez doit être programmable, souple rétractable, et fournir un soutien pour les deux examinateurs parallèle et série / approbateurs.
Intégration avec Microsoft Office
La très grande majorité, les PME utilisent Microsoft Office. La solution doit s'intégrer avec la suite bureautique populaire.
Microsoft, bien sûr, pousse les propriétaires Domino.doc de migrer vers SharePoint et c'est leur principal argument de vente. Mais SharePoint n'est pas une solution complète de gestion de documents, soit, et depuis un certain nombre de produits à base Domino gestion de document d'offre d'intégration Bureau excellente, prétend Microsoft SharePoint à l'utilité est devenue sans objet.
Basée sur le Web
Une solution basée sur le Web vous permet de partager des informations avec les clients et partenaires qui n'ont pas le client Notes.
Aussi, recherchez sur le Web des produits qui va modifier en place des fichiers et pièces jointes (niant l'exigence manuel à télécharger pour faire des modifications).
Document de cycle de vie
Gérer, contrôler et partager un document de la création, l'édition à l'archivage et la destruction.
Sécurité à toute épreuve
Cela va sans dire, mais nous allons le dire quand même. Toute solution de gestion documentaire doivent avoir des niveaux de sécurité gérable à partir de la bibliothèque en haut vers le bas dans les documents individuels.
Facile à personnaliser
Il s'agit d'être en mesure de personnaliser. C'est le plus grand coût supplémentaire, le plus grand chose à prêter attention, alors assurez-vous que vous pouvez obtenir dans leur et tordre.
Balayage intégration
Vous devriez être capable de se connecter à vos scanners réseau ("MFP") et d'automatiser la capture et le routage de livraison.
Notes et l'intégration de messagerie Outlook
Vous voudrez bien l'intégration du courriel. En bonus, quelques solutions vous permettront de glisser et déposer des messages et / ou fichiers de courrier électronique et rapportent entre eux dans le contexte des documents
L'enregistrement d'audit et de suivi
Toute solution doit vous installez facilement suivre tous les changements (qui, quoi, quand) à des documents et des dossiers.
Versionnage
De même, toute solution que vous mettez en place devrait offrir un riche, la méthodologie de profondeur, plus vous permettre de faire reculer les versions et être intégré à l'archivage
Des outils de migration
Migration de Domino.doc pourrait être un défi. Voir si le partenaire a un outil pour vous faciliter la vie.
Financièrement viable
Examen combien de temps le partenaire d'affaires a été en affaires, et combien de temps leur solution de gestion de documents est disponible sur le marché. Ceci est particulièrement important ces jours-ci.
Archivage et examiner les politiques
Vous pouvez avoir besoin pour automatiser votre gouvernement, l'industrie et les exigences de conformité de l'organisation.
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